De Oplossing

1. Database

De eerste stap is structuur aanbrengen in de Excel sheet. Een goede structuur biedt overzicht en duidelijkheid. Wij hebben een code geschreven die het bestaande Excel bestand kon uitlezen en het op de gewenste manier kon structureren en opslaan in een database.

2. API

We hebben geanalyseerd welke acties invloed hebben op de data, zoals het aftekenen van een verzending. Vervolgens zijn er API calls (codes die zorgen dat applicaties kunnen communiceren) geschreven om deze acties te ondersteunen.

Een voorbeeld van een actie is dat een fabrieksmedewerker een verzending kan aftekenen. Onze API call maakt het mogelijk voor een medewerker om een gefilterde lijst te zien van ladingen en hun statussen door het invullen van een terminal- en tanknummer. De medewerker kan vervolgens de juiste lading uitkiezen uit de gefilterde lijst en de lading aftekenen.

Andere voorbeelden van acties die wij ondersteunen met onze API calls zijn:

• aangeven wanneer een onderdeel, een tank of zelfs een terminal gereed is;
• aangeven waar een lading zich bevind in het proces;
• bijhouden welke medewerker informatie aanpast.

Voordelen hiervan zijn:

• minder werk voor administratieve medewerkers;
• meer inzicht in de tijdlijn van het proces;
• er valt te herleiden welke medewerker verantwoordelijk is voor bepaalde acties.

3. Insights

Er kan in een oogopslag niet veel worden gezegd over de status van een project door alleen te kijken naar alle informatie in de database. Om meer inzicht te krijgen in de status van een project heeft een van onze Business Insight Experts een gebruiksvriendelijk PowerBI dashboard opgezet. Voorbeelden van onderdelen van het dashboard zijn:

• de vertraging tussen de planning en het daadwerkelijke uitvoeren;
• de status van alle terminals;
• de hoeveelheid staal op elk punt in het proces.

Het dashboard neemt een deel van de verantwoordelijkheden over die voorheen bij werknemers lagen, zoals het genereren van rapportages. Verder krijgt het management real-time inzichten in de status van het gehele project.

Conclusie

We hebben een grote hoeveelheid raw data getransformeerd tot een 'cutting edge' applicatie die inzicht geeft in het gehele proces. Onze applicatie sluit aan bij het huidige werkproces, bespaard werknemers tijd, slaat veiliger data op, verplaatst verantwoordelijkheden naar de medewerkers die acties hebben uitgevoerd, is gebruiksvriendelijk en geeft het management nieuwe inzichten in de status van een project.